Cumple con el registro horario obligatorio sin Excel ni papel
Ficharix ayuda a empresas, asesorías y equipos de RR. HH. a registrar la jornada diaria, conservar la documentación y generar informes preparados para revisión interna o inspección.
- Registro diario de entrada y salida
- Conservación de registros durante 4 años
- Informes exportables en PDF y Excel
- Trazabilidad de fichajes, cambios e incidencias
El registro horario no es solo fichar entrada y salida
Muchas empresas siguen gestionando el control horario con hojas de Excel, firmas en papel, mensajes sueltos o registros poco centralizados. El problema aparece cuando hay que justificar jornadas, revisar incidencias, corregir fichajes o entregar información de forma clara.
Ficharix centraliza el registro diario de jornada y permite consultar, exportar y auditar la información desde una única plataforma.
Excel disperso
Difícil de auditar, fácil de duplicar y poco preparado para justificar cambios ante una revisión.
Hojas de firma
Pueden perderse, manipularse o quedar incompletas. No ofrecen trazabilidad ni exportación.
Mensajes y correos
No son un sistema ordenado de registro horario. No permiten consulta, filtrado ni conservación estructurada.
Falta de trazabilidad
Si hay correcciones, debe quedar claro qué cambió, cuándo y quién lo aprobó. Sin eso, el registro pierde valor probatorio.
Qué debe cubrir un sistema de registro horario
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que la empresa garantice el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. También establece que los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esta obligación fue incorporada mediante el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Cada persona trabajadora debe tener registrada su jornada cada día laborable.
No basta con un horario teórico: debe reflejar la hora real de comienzo.
El registro debe incluir la hora efectiva de fin de jornada.
La empresa debe establecer cómo se organiza, documenta y gestiona el sistema.
Los registros deben mantenerse disponibles durante el plazo legal de cuatro años.
Cualquiera de estas tres partes puede solicitar acceso a los registros.
Cada perfil tiene una razón distinta para necesitar un sistema de registro
El cumplimiento no es solo del departamento legal. Dirección, RRHH, asesorías y los propios trabajadores necesitan que el sistema funcione, pero cada uno busca algo diferente.
Ficharix convierte el cumplimiento en un proceso sencillo
Con Ficharix, cada trabajador puede registrar su jornada desde el canal configurado por la empresa. Los responsables pueden revisar incidencias, consultar registros, validar correcciones y exportar informes cuando sea necesario.
Fichaje digital
Entrada, salida y pausas desde web o móvil. Sin hojas de firma, sin Excel, sin mensajes dispersos.
Control por centro o ubicación
Ideal para equipos en oficina, retail, hostelería, construcción, logística, limpieza, agricultura o campo.
Gestión de incidencias
Correcciones, validaciones y motivos documentados. Cada cambio queda registrado con quién lo solicitó y quién lo aprobó.
Informes exportables
PDF, Excel o CSV para revisión interna, asesoría o inspección. Con resumen horario, totales y horas extra.
Histórico disponible
Conservación de registros durante el plazo legal de 4 años. Genera informes de cualquier periodo dentro de ese plazo.
Trazabilidad
Cada registro y movimiento queda identificado y auditado. Con hash de integridad para verificar que no se ha alterado.
Dejar Excel no es solo digitalizar. Es ganar control.
La diferencia no está solo en pasar de papel a pantalla. Está en poder responder ante una revisión, una auditoría o una consulta interna con datos organizados, trazables y exportables.
- Datos dispersos en múltiples archivos y formatos
- Difícil control de versiones: ¿cuál es el archivo bueno?
- Correcciones poco trazables: se edita y no queda rastro
- Informes manuales: hay que montar el resumen cada vez
- Riesgo de pérdida documental si se borra o se pierde el archivo
- Registros centralizados en una plataforma con accesos por rol
- Histórico por trabajador, centro y periodo consultable
- Incidencias documentadas: quién cambió qué, cuándo y por qué
- Exportaciones preparadas: PDF, Excel o CSV con un clic
- Conservación y trazabilidad durante los 4 años exigidos
Qué cuesta no llevar el registro horario
Las infracciones en materia de jornada laboral, horas extra, descansos y registro horario se sancionan según su grado. El proyecto de real decreto en tramitación contempla además un endurecimiento de estos importes.
Guía práctica del registro horario obligatorio
Descarga la guía con las obligaciones del RD 8/2019, los errores más comunes y un checklist para revisar si tu sistema actual cumple con lo que exige la normativa.
Informes preparados para responder rápido
Cuando llega una revisión, una auditoría o una solicitud interna, el problema no debería ser buscar registros en carpetas, hojas sueltas o archivos antiguos. Ficharix permite generar informes por empresa, centro, trabajador y periodo.
Conservación, disponibilidad y marco legal
La normativa no solo exige registrar: exige conservar y poner a disposición. Ficharix mantiene los registros durante los 4 años de plazo legal y permite generar informes de cualquier periodo dentro de ese plazo.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario
Debe existir un registro diario de jornada que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Esta obligación se establece en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, incorporado por el RD-ley 8/2019.
La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.
Puede utilizarse si permite cumplir correctamente con la obligación legal, pero suele generar problemas de trazabilidad, control de cambios, conservación y disponibilidad. Ficharix está pensado para centralizar y facilitar ese proceso. Comparar Excel con un sistema de control horario →
No. Ficharix facilita el registro, conservación, consulta y exportación de la información. La interpretación jurídica o laboral puede depender de la empresa, su convenio, sus acuerdos internos o su asesoría. Si eres asesoría, puedes gestionar varios clientes desde Ficharix. Ver solución para asesorías →
La falta de registro puede dar lugar a sanciones. La gravedad depende del caso, pero tener un sistema que conserve los datos y pueda generar informes reduce significativamente el riesgo. Ver cómo se genera el informe verificable →
En Ficharix, cada corrección queda documentada: valor anterior, valor nuevo, quién solicitó el cambio, motivo y quién lo aprobó. Esto se refleja en el informe principal y con más detalle en el anexo técnico. Ver correcciones en el informe →
Sí. Ficharix permite gestionar múltiples centros de trabajo y, con la funcionalidad multiempresa, varias empresas desde un mismo acceso con datos separados. Ver gestión multiempresa →
El tratamiento se realiza conforme al RGPD. Ficharix aplica cifrado, control de accesos por rol, audit log y medidas técnicas para proteger la información de fichaje. Ver seguridad y GDPR →
Las infracciones se gradúan entre 1.000 € y 10.000 € según su gravedad. El factor decisivo es que la sanción se aplica por cada trabajador afectado, no una sola vez por empresa: en plantillas medianas el importe acumulado puede ser muy elevado. La graduación concreta depende del criterio de la Inspección.
El Gobierno tramita un real decreto que exigirá que el registro sea digital, automático e interoperable, con acceso remoto de la Inspección. A fecha de hoy no se ha publicado en el BOE, por lo que sigue vigente el marco actual. Seguir el estado de la nueva normativa →
Prepara tu empresa para cumplir con el registro horario
Digitaliza fichajes, incidencias, informes y trazabilidad desde una plataforma sencilla de implantar.